Tempi di conservazione delle ricevute di pagamento e delle documentazioni: cosa prevede la legge?
Hai l’archivio pieno di scartoffie e documenti, di ricevute e bollette, di scontrini e fatture, di buste paga e quietanze del condominio. Vorresti liberartene: tutta questa carta è anacronistica. Tuttavia, la nostra legge dà valore solo agli originali e non ancora alle scannerizzazioni del computer. Inutile quindi informatizzare il tuo archivio. L’unico rimedio è la spazzatura. Ma il macero è consigliabile solo una volta decorsi i termini entro cui si può pretendere l’esibizione di una prova scritta. Di qui una comune domanda: «Quali documenti si possono buttare?». La disciplina è diversa a seconda della materia a cui essi si riferiscono. Cerchiamo di fare ordine anche noi in questo spinoso “cassetto”.
Indice:
1 È obbligatorio conservare i documenti?
2 Ricevute di pagamento
3 Bollette
4 Dichiarazione dei redditi
5 Bonus fiscali sulle ristrutturazioni
6 Garanzia
7 Multe stradali
8 Bollo auto
9 Pagamento contributi
10 Mutuo
11 Atti di proprietà e compravendite
12 Cosa fare se si perde la documentazione
13 Approfondimenti.
È obbligatorio conservare i documenti?
Conservare i documenti non è un obbligo ma un onere: molto spesso, infatti, la legge consente l’esercizio di un diritto solo in presenza di documentazione scritta attestante il diritto stesso (si pensi al certificato di proprietà di un immobile o a una ricevuta di deposito, necessaria per il ritiro dell’oggetto).
Il più delle volte, i documenti vengono conservati solo per dimostrare l’adempimento di una prestazione nel caso in cui sopraggiunga una lite (si pensi alla ricevuta di pagamento di una multa o del versamento degli oneri di condominio). Ma quando non è più possibile contestare l’inadempimento per via del decorso dei termini (cosiddetta prescrizione), è anche possibile buttare i documenti senza rischiare alcunché.
Pertanto, per definire quali documenti si possono buttare bisogna risolvere una precedente questione: quali sono i termini di prescrizione dei diritti e di decadenza dei controlli amministrativi? Approfondiamo il discorso qui di seguito.
Ricevute di pagamento
In generale, tutte le quietanze e le ricevute di pagamenti periodici, fatti con cadenza annuale o infra-annuale (ad esempio ogni mese, ogni bimestre, ogni semestre, ecc.) si possono buttare dopo cinque anni.
Tanto vale ad esempio per il pagamento di:
condominio;
bollette del telefono;
canoni affitto;
abbonamenti a pay-tv o altri servizi.
Con riguardo al condominio, però, se il pagamento attiene a lavori straordinari e non alle quote mensili, il tempo di conservazione delle ricevute di pagamento è di 10 anni.
Il termine decorre dall’ultima richiesta di pagamento inviata dal creditore o, in assenza di comunicazioni scritte, dal momento in cui il pagamento doveva essere effettuato.
Attenzione però: tutte le volte in cui il pagamento viene eseguito con modalità tracciabili, ad esempio con bonifico bancario, Rid, carta di credito o bancomat, domiciliazione bancaria o assegno non trasferibile è possibile disfarsi delle quietanze di pagamento anche prima del tempo. Difatti, la documentazione bancaria attestante il trasferimento delle somme di denaro è una prova più che sufficiente per dimostrare il pagamento. L’eventuale quietanza potrebbe risultare utile solo per individuare l’esatta mensilità a cui il pagamento si riferisce, superando così eventuali contestazioni avversarie; anche in questo caso però il macero dei documenti può avvenire dopo 5 anni.
Bollette
Ad esclusione delle bollette del telefono, per le quali abbiamo visto che il tempo di conservazione è di 5 anni, per le utenze dell’acqua, gas e luce le relative ricevute di pagamento possono essere buttate dopo 2 anni.
Se però hai ricevuto una raccomandata contenente una diffida di pagamento, il termine di 2 anni decorre dalla diffida stessa. Anche in questa ipotesi, qualora il pagamento avvenga con domiciliazione bancaria, non è necessario conservare le bollette atteso che l’adempimento della prestazione è dimostrato dagli addebiti automatici sul conto.
Dichiarazione dei redditi
Le ricevute di invio della dichiarazione dei redditi vanno conservate per 7 anni decorrenti dall’anno successivo a quello in cui la stessa dichiarazione deve essere spedita all’Agenzia delle Entrate. Questo è infatti il termine di decadenza che l’ufficio delle imposte deve rispettare per fare eventuali controlli.
Sempre in materia di dichiarazione dei redditi, l’Agenzia delle Entrate potrebbe contestarti eventuali spese, detrazioni, deduzioni e altri benefici fiscali. Per difenderti devi quindi conservare gli scontrini, le fatture e le ricevute dei pagamenti effettuati. In questo caso, però, il termine di conservazione della documentazione è solo di 5 anni (la differenza rispetto all’ipotesi precedente è che qui non è in contestazione l’invio della dichiarazione dei redditi ma il suo contenuto).
Bonus fiscali sulle ristrutturazioni
Le spese per le ristrutturazioni possono essere detratte dalla dichiarazione dei redditi dei successivi 10 anni. In tal caso, quindi, la relativa documentazione attestante il sostenimento delle spese deve essere conservata per tutto il tempo durante cui il Fisco può fare i controlli (come abbiamo detto sopra: 5 anni) che però decorrono dall’ultimo anno in cui la detrazione viene spalmata. Quindi, in tutto, si parla di 15 anni.
Garanzia
Per ottenere la garanzia su un prodotto acquistato devi dimostrare il pagamento del prezzo. Di solito, ti viene chiesto lo scontrino, anche se la legge ti consente di usare anche l’estratto conto della carta di credito.
La garanzia si estende a 2 anni dall’acquisto (se hai comprato con partita Iva, la garanzia è di 1 anno soltanto). Quindi, sarà bene che tu conservi tali prove documentali per tale termine. Dopodiché, potrai anche buttarle visto che la garanzia è ormai scaduta.
Multe stradali
Se hai pagato una multa stradale, conserva la ricevuta per almeno 5 anni: tale è infatti il termine entro cui la polizia può di nuovo chiederti il pagamento se non riesci a dimostrare di averlo già fatto.
Bollo auto
Per il bollo auto, il termine di conservazione delle ricevute di pagamento è di 3 anni, che decorrono dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello in cui il versamento doveva avvenire. Spirato tale termine, puoi cestinare tutto.
Pagamento contributi
Il versamento dei vari contributi dovuti per la tua previdenza si prescrive dopo 5 anni. Pertanto, è questo il termine entro cui devi conservare le relative ricevute di pagamento. Dopodiché, puoi buttare tutta la documentazione.
Mutuo
Le ricevute di versamento del mutuo alla banca vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Tuttavia, anche in questo caso, se il versamento avviene tramite addebito automatico in conto non c’è bisogno di conservare alcuna documentazione.
Atti di proprietà e compravendite
Non ci sono termini massimi di conservazione di rogiti notarili, atti di compravendita, donazioni, successioni testamentarie. Questi infatti sono sempre indispensabili per dimostrare la proprietà di un bene immobile.
Cosa fare se si perde la documentazione
Chi perde la documentazione inerente a un pagamento può sempre chiedere una quietanza liberatoria al creditore. La stessa, infatti, può ben sostituire la prova documentale del pagamento stesso. Così, ad esempio, è possibile chiedere all’amministratore di condominio o al padrone di casa o alla compagnia del gas un’attestazione in cui si dichiari di non aver nulla a che pretendere rispetto al passato.